6 dicas para reduzir o atraso de pacientes em consultas odontológicas

Uma realidade nos consultórios odontológicos são as faltas e atrasos de pacientes. A situação bagunça a agenda do dentista, faz aqueles que são pontuais ficarem esperando pela consulta e tem reflexos nas finanças da clínica.

Por outro lado, é possível reduzir os atrasos e otimizar o trabalho com avisos prévios de confirmação de consulta e outras estratégias — como manter um bom relacionamento com os pacientes e ser pontual nos atendimentos.

Quer conhecer outras dicas práticas para reverter esse problema na sua clínica? Então, leia o nosso post até o final e veja como sua agenda e finanças podem ficar mais organizadas!

1. Descubra as razões do atraso

O primeiro passo é tentar descobrir as razões dos atrasos de pacientes, assim fica mais fácil adotar estratégias para minimizar o problema. A falta de pontualidade nas consultas pode ser decorrente de:

• esquecimento — principalmente quando a consulta é marcada com muita antecedência;
• falta de organização da pessoa;
• imprevistos — como problemas no trânsito.

Dessa forma, é possível pensar em como otimizar os avisos prévios sobre as consultas ou, até mesmo, em deixar claro a localização do consultório.

É importante que o próprio site ou página do Facebook da clínica informe o endereço, com o mapa e, se possível, com pontos de referência e linhas de ônibus que passam por perto. Dessa forma, o paciente consegue se organizar para não perder o horário.

2. Tenha um bom relacionamento com os pacientes

O dentista e toda a sua equipe precisam ter um bom relacionamento com o público. Para isso, é necessário oferecer um atendimento de qualidade, humanizado e personalizado — desde o agendamento da consulta até o pós-tratamento.

O paciente quer ser bem acolhido, por isso, além de oferecer uma sala de recepção agradável e confortável, estabeleça um contato mais próximo, ouvindo suas queixas e mostrando-se disponível caso necessário.

Você também pode estabelecer algumas estratégias de marketing, como enviar felicitações de aniversário e em datas especiais para que a pessoa se sinta valorizada. Ao estabelecer essa relação de confiança, as chances de atraso diminuem consideravelmente, pois o paciente se sentirá desconfortável em prejudicar o trabalho do dentista.

3. Faça a confirmação dos horários da consulta

Uma estratégia que pode ajudar a diminuir bastante os atrasos de pacientes é fazer a confirmação prévia das consultas. Dessa maneira, o indicado é que a secretária receba o treinamento para fazer esse contato.

O ideal é se comunicar com a pessoa no dia anterior, de preferência pela manhã. Assim, caso ela não possa comparecer ou avise que vai atrasar, há tempo hábil de encaixar outro paciente no horário sem comprometer a agenda do dentista.

Utilize diferentes meios de contato

Esse contato pode ser feito por telefone, SMS ou WhatsApp. Para saber o melhor meio, é importante perguntar ao paciente, no momento do agendamento da consulta, como ele prefere ser contatado pela clínica para receber os avisos. Desse modo, a secretária não incomoda, telefonando, por exemplo, no horário de trabalho dele.

Hoje as pessoas estão muito ocupadas e preferem receber um lembrete em vez de atender o telefone. No entanto, se a confirmação da consulta ocorrer por mensagem, é preciso solicitar resposta do paciente para que a agenda do dentista fique organizada.

O e-mail não é uma forma muito recomendada de contato, pois muita gente não tem o hábito de checar diariamente a caixa de entrada. Já os aplicativos de mensagens são mais eficazes, pois as pessoas costumam estar com o smartphone sempre à mão e recebem o aviso automaticamente.

4. Dê o exemplo de pontualidade para o seu público

Não adianta exigir pontualidade dos seus pacientes se a sua clínica não tem o costume de atender no horário. Por isso, é preciso dar o exemplo e ter a preocupação de organizar a agenda para evitar atrasos.

Quando a clínica não é pontual, alguns pacientes ficam mais despreocupados e não tomam para si o compromisso da pontualidade, se planejar com transporte ou de não marcar outro compromisso no mesmo horário.

Da mesma forma, quando os atendimentos são realizados na hora certa, mais pessoas passam a se preocupar em chegar a tempo para não atrapalhar o ritmo de atendimento.

Reforce a política da clínica

É importante que a secretária, ao fazer a confirmação do horário, reforce que a clínica tem a política de não atrasar nas consultas, e por isso conta com a cooperação do paciente. Uma dica para o dentista ser pontual é saber como organizar a agenda, delimitando o tempo adequado para cada consulta — de acordo com o tipo de atendimento — e com outros compromissos.

5. Facilite a comunicação dos pacientes com a clínica

Muitas vezes, o paciente tem a intenção de avisar que vai atrasar ou não poderá comparecer à consulta, mas não consegue se comunicar facilmente com a clínica odontológica. Por isso, disponibilize canais de comunicação, além do telefone — como WhatsApp, Messenger ou e-mail. É importante deixar opções fáceis para que a pessoa consiga informar sobre qualquer imprevisto.

6. Utilize a tecnologia para organizar a agenda

Atualmente, existem softwares desenvolvidos para gestão de consultórios odontológicos que otimizam a administração, finanças e o atendimento. É possível agilizar o cadastro e prontuário dos pacientes, bem como as informações sobre as consultas.

São programas que podem ajudar a secretária a fazer o lembrete antecipado das consultas, disparando, por exemplo, SMS automaticamente, o que evitará as faltas e atrasos.

A tecnologia pode, ainda, apontar o perfil do paciente, assim é possível saber, inclusive, se ele costuma faltar ou atrasar nas consultas — o que ajudará a secretária a reforçar a confirmação dos horários de atendimento.

Os atrasos de pacientes comprometem a rotina do dentista, causam aborrecimentos e interferem na lucratividade da clínica. Por isso, é fundamental que o profissional implemente algumas medidas para sanar o problema a fim de não prejudicar sua agenda e atendimentos.

Outro ponto que pode dificultar o atendimento é que muita gente tem pavor de ir ao dentista. Confira este post e conheça algumas formas de ajudar o seu paciente a superar esse medo!